1. Parámetros para el cálculo del ETA
2. POD – Prueba de entrega obligatoria
3. Dispatch Information obligatoria
4. Pending Approval – Revisión previa a la finalización
5. Past Dates – Permitir creación de cargas con fecha de recogida en el pasado
6. Configuración de moneda independiente para flete y accesoriales
Notas y recomendaciones adicionales
Introducción
Este artículo forma parte de la serie de guías para la correcta implantación de su sistema TMS. En esta sección, le solicitamos definir determinados parámetros operativos que afectan directamente a la gestión y ejecución de las cargas dentro de la plataforma.
Estas configuraciones impactan en aspectos como:
- Cálculo automático del ETA
- Validaciones obligatorias en la operación
- Reglas para completar cargas o segmentos
- Gestión de monedas en la sección de comisiones
La correcta definición de estos parámetros permitirá adaptar el sistema a su operativa habitual y a sus procesos internos.
¿Qué debe hacer?
- Revisar cada una de las configuraciones descritas en la tabla del documento.
- Indicar si desean activar o desactivar cada opción.
- En caso necesario, proporcionar los valores específicos requeridos (por ejemplo, tiempos o parámetros de cálculo).
- Estas configuraciones serán aplicadas durante la fase de implantación y podrán ajustarse posteriormente si su operativa evoluciona.
- Enviar el archivo a través de un ticket o correo al Soporte de Fleet Rocket.
Al final, encontrará un ejemplo basado en prácticas recomendadas que puede tomar como referencia.
Requisitos previos
Antes de completar esta sección, le recomendamos:
- Revisar internamente sus políticas operativas actuales (tiempos de tránsito, descansos, validaciones obligatorias, etc.).
- Confirmar con el equipo financiero si existen necesidades específicas relacionadas con la gestión de monedas en flete y accesoriales.
- Alinear con el equipo de operaciones qué validaciones desean que sean obligatorias para poder completar cargas o segmentos.
Cuestionario de configuración
1. Parámetros para el cálculo del ETA
Configuración utilizada por el sistema para estimar la hora prevista de llegada (ETA) de las cargas. Incluye:
- Tiempo máximo de tránsito
- Tiempo de descanso
- Millas por hora promedio para realizar los cálculos
Estos valores impactan directamente en las estimaciones automáticas del sistema.
2. POD – Prueba de entrega obligatoria
Permite definir si la prueba de entrega (POD) será obligatoria para poder completar un segmento y/o una carga.
Si se activa, no se podrá finalizar la operación sin adjuntar el POD correspondiente.
3. Dispatch Information obligatoria
Permite establecer como obligatorios los siguientes campos para poder operar una carga:
- Operador
- Unidad
- Trailer
Si se activa esta configuración, el sistema no permitirá despachar la unidad sin completar esta información. La obligatoriedad de los campos se puede configurar de forma independiente
4. Pending Approval – Revisión previa a la finalización
Configuración disponible para evitar que una carga o segmento se complete automáticamente hasta que sea revisado. Se puede configurar de forma independiente a nivel de carga y a nivel de segmento.
Cuando está activado por defecto, será necesario desmarcar manualmente la opción para completar la operación.
Puede utilizarse en escenarios donde la finalización de la carga desencadena procesos externos (por ejemplo, integraciones con ERP o plataformas de pago).
5. Past Dates – Permitir creación de cargas con fecha de recogida en el pasado
Permite crear cargas cuya fecha de recogida (pickup) ya haya transcurrido.
Por defecto, el sistema cancela automáticamente aquellas cargas que alcanzan su fecha de pickup sin haber sido cubiertas. Al activar esta configuración, se podrán registrar cargas con fecha pasada cuando sea necesario a nivel operativo o administrativo.
6. Configuración de moneda independiente para flete y accesoriales
Permite definir si, dentro de la sección de comisiones, la moneda del flete y la moneda de los accesoriales pueden configurarse de forma independiente.
Por defecto, el sistema utiliza una única moneda por cada parte (embarcador o transportista).
Al activar esta configuración, será posible:
- Definir una moneda para el importe del flete.
- Definir una moneda distinta para los accesoriales asociados.
Esta configuración aplica tanto para el embarcador como para el transportista.
Notas y recomendaciones adicionales
- Estas configuraciones afectan directamente al flujo operativo diario del sistema.
- Algunas opciones pueden bloquear la finalización de cargas si no se cumplen ciertos requisitos (por ejemplo, POD obligatorio o Dispatch Information obligatoria).
- Determinadas configuraciones pueden impactar en procesos posteriores, especialmente si existen integraciones con otros sistemas (ERP, plataformas de pago, etc.).
- Se recomienda definir estas reglas con base en la operativa real de su compañía para evitar restricciones innecesarias o inconsistencias en la ejecución de cargas.
Procedimiento
Primero, debe descargar el documento y rellenar el formulario. Una vez que toda la información esté completa, favor de enviárselo al equipo de Soporte de Fleet Rocket de cualquiera de las 2 maneras:
a) si tiene disponible tu entorno y usuario de producción, a través de un ticket (ver artículo de Área de Solicitudes en Fleet Rocket TMS para saber cómo abrir un ticket).
b) si no puede abrir un ticket, favor de enviarlo por email al equipo de Soporte.
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