Introducción a Multisociedad en Fleet Rocket TMS
Multisociedad Interna: Clientes Fleet Rocket con Varias Razones Sociales
Creación de Cuentas de Embarcador y Transportista
Consulta o Modificación en Cuentas de Embarcador y Transportista
Edición de Razones Sociales en Embarques Específicos
Introducción a Multisociedad en Fleet Rocket TMS
Cuando hablamos del concepto de multisociedad en Fleet Rocket TMS, nos referimos al hecho de que un ente cuente con varias razones sociales, en el mismo o diferente país.
Ejemplos:
- Una compañía de transporte o logística, llamada "Transportes Rocket" se dedica al crossborder, y tiene una razón social en México (Transportes Rocket SA de CV), y otra razón social en USA (Rocket Transportation Inc). El ente empresarial o negocio es único, pero trabaja con varias razones sociales y las va utilizando según convenga en su estructura fiscal.
- Una compañía de producción de bienes, llamada "Mercancías Aguascalientes" tiene presencia internacional. Tiene fábricas y bodegas tanto en USA como en México, y contrata servicios de transporte a ambos lados de la frontera. Dispone de varias razones sociales, una mexicana y otra americana, que utiliza según su conveniencia.
- Una compañía de comercialización de bienes, "Comercializadora XYZ", tiene presencia en un único país, por ejemplo México. Es de gran tamaño, y en su organización interna, dispone de una cedis principal en cada estado, con su propia razón social, y todos los ingresos y gastos relacionados con una cedis específica deben relacionarse con su RFC específico.
A diferencia de otros TMS, Fleet Rocket SÍ permite la gestión de multisociedad, tanto interna como externa:
- Interna: Yo contrato Fleet Rocket TMS, y puedo cargar en Fleet Rocket TMS todas mis razones sociales. al implantar el sistema.
- Externa: Yo dispongo de clientes y proveedores, y puedo crear y cargar en el TMS las diferentes razones de sociales de mis cuentas de cliente y proveedor.
Y lo interesante de esta posibilidad, es que:
- Podemos centralizar toda nuestra operación internacional en un único TMS. Ya no necesito tener un TMS por ejemplo en USA y otro TMS en México, sino que puedo cargar todos mis embarques en Fleet Rocket TMS, para una gestión centralizada, eficiente y ágil.
- Podemos trabajar haciendo las combinaciones necesarias entre la estructura fiscal interna (mis propias razones sociales) y las estructuras fiscales externas (las diferentes razones sociales de mis clientes y proveedores).
Multisociedad Interna: Clientes Fleet Rocket con Varias Razones Sociales
Como cliente de Fleet Rocket TMS, puede cargar en el sistema todas sus razones sociales para utilizarlas a discreción en operación con sus clientes, proveedores y embarques, según las necesidades de su estructura fiscal.
La introducción de diferentes razones sociales se realiza como parte del proceso de implantación e implmentación del sistema, por parte de nuestro equipo de IT. Es decir, no es una configuración que se encuentre disponible en el sistema para ser editado por los usuarios, debido a su importancia.
Si, una vez implantado el sistema, desea agregar, eliminar o modificar sus razones sociales, por favor abra un ticket de soporte para que nuestro equipo de IT realice para usted las modificaciones necesarias.
Esta funcionalidad, impacta en su operación diaria de las siguientes maneras:
Creación de Cuentas de Embarcador y Transportista
Cuando crea una cuenta, ya sea de embarcador o de transportista, uno de los campos obligatorios a rellenar en el proceso de creación de una cuenta, es el desplegable de Entidades, dentro del apartado de Contabilidad del Embarcador.
Aquí vera en el listado desplegable todas las razones sociales dadas de alta en el sistema para su compañía.
Puede seleccionar varias a la vez, si es que ese cliente o proveedor puede facturar/ser facturado por varias de sus razones sociales.
Y el sistema, le pedirá que seleccione una favorita o default, entre las seleccionadas:
Consulta o Modificación en Cuentas de Embarcador y Transportista
Esta configuración inicial de cómo una nueva cuenta de embarcador o proveedor se relaciona con nuestras razones sociales, puede ser consultada y editada a posteriori en sus cuentas de embarcador o transportista.
Para ello, accederemos a la cuenta de embarcador o transportista, iremos a la tercera pestaña Contabilidad del Cliente, y encontraremos la caja de Información de Contabilidad en la lado izquierdo.
Ahí podremos consultar la configuración actual de esa cuenta (qué razones sociales propias tiene habilitadas, así como cuál está seleccionada como prioritaria o default), y además, podremos editar estas configuraciones clicando en el icono superior izquierdo con forma de lápiz.
Si clicamos en el lápiz de edición, se abre una caja de edición de información contable, donde de nuevo tendremos el desplegable con todas nuestras razones sociales, y podremos escoger:
- Cuál o cuáles pueder ser asignadas a los embarques de dicha cuenta de proveedor o cliente.
- Entre las seleccionadads, cuál será la seleccionada por defecto por el sistema.
Edición de Razones Sociales en Embarques Específicos
Con las configuraciones anteriores, dejamos indicado al sistema:
- qué razones sociales pueden ser asignadas o no a una cuenta de cliente o proveedor.
- cuál de ellas es la que debe escoger el sistema por defecto al crear un nuevo embarque de un cliente o asignar un embarque a un proveedor.
No obstante, el sistema permite que ésto sea editado a posteriori en embarques específicos en los que se desee hacer una excepción.
A nivel de Cliente
Al abrir un embarque específico, nos dirigiremos a la primera pestaña del embarque, con su identificador de carga. Recordemos que en esta primera pestaña del embarque, es donde registramos y nos relacionamos con el embarque completo contratado por el cliente.
En la caja izquierda, denominada Embarcador, encontraremos varias métricas, entre ellas, la entidad de facturación o razón social fiscal que ha sido asignada al embarque de acuerdo a las configuraciones de dicha cuenta de cliente.
Si, de forma excepcional, queremos asignar otra razón social de nuestra estructura a un embarque, podemos clicar en el icono superior izquiero de lápiz para editar estas métricas. Aparecerá una caja de edición de datos, y podremos seleccionar otra del listado desplegable.
El listado desplegable nos ofrecerá aquellas habilitadas a nivel cuenta. Si la opción deseada para aplicar la excepción no aparece en dicho desplegable, por favor acceda primero a dicha cuenta de cliente, y habilite la razón social deseada para que pueda ser utilizada en la cuenta.
A nivel de Proveedor
Al abrir un embarque específico, nos dirigiremos a la segunda pestaña del embarque, denominada Segmentos. Recordemos que es en esta segunda pestaña donde nos relacionamos con nuestros proveedores, teniendo la posibilidad de hacer split del embarque y dividirlo en varias partes o segmentos menores del embarque total global contratado por nuestro cliente.
En el caso de que existan varios segmentos en el embarque, asegúrese de seleccionar el segmento en el que quiere cambiar la razón social de facturación con su transportista. Sabrá que lo tiene correctamente seleccionado, porque el segmento seleccionado se refleja con una caja con sombra azul a su alrededor.
En la caja izquierda, denominada Transportista, encontraremos varias métricas, entre ellas, la entidad de facturación o razón social fiscal que ha sido asignada al embarque de acuerdo a las configuraciones de dicha cuenta de transportista.