Introducción a Clientes Fleet Rocket con varias razones sociales
Varias Razones Sociales Propias
Varias Razones Sociales de Cuentas Externas
Decisión Inicial: Globalidad o Independencia
Implantación de Fleet Rockets Independientes
Implantación de un único Fleet Rocket que englobe toda la operación en conjunto
Varias Razones Sociales e Identidad Corporativa
Logos y Datos en Documentación
Varias Razones Sociales & Reportes
Introducción a Clientes Fleet Rocket con varias razones sociales
Varias Razones Sociales Propias
Fleet Rocket TMS es apto para clientes que dispongan de varias razones sociales.
Por ejemplo:
- Empresas dedicadas al cross border, que disponen de una razón social mexicana, una razón social estadounidense, una razón social canadiense, etc.
- Empresas grandes con diferentes razones sociales en un mismo territorio, por estructuras fiscales u organizativas.
Cuando comienza el proceso de implantación e implementación de Fleet Rocket TMS, uno de los pasos y cuestionarios a realizar, es la definición y volcado de razones sociales.
Este ajuste y volcado se realiza por el equipo de IT de Fleet Rocket en la etapa inicial, y los clientes no tienen acceso a añadir, elimminar o editar razones sociales por sí mismos. En caso de que quieran hacer ajustes a sus propias razones sociales, deben contactar a Fleet Rocket para ejecutarlas.
Varias Razones Sociales de Cuentas Externas
Fleet Rocket TMS también permite registrar y utilizar diferentes razones sociales en sus cuentas de clientes y proveedores.
A nivel cuenta, además de indicar con qué razones sociales propias puede o no puede trabajar, se les puede además seleccionar una razón social por defecto, o se puede editar a posteriori y asignarle otra de las razones sociales disponibles si fuera necesario a nivel embarque.
Al contrario que la opción anterior, ésta opción es editable por los usuarios como parte del día a día de su operativa, sin necesidad de intervención del equipo de IT de Fleet Rocket TMS.
En este artículo y toda la información descrita en él, nos estaremos refiriendo en todo momento al hecho de disponer de varias razones sociales propias.
Decisión Inicial: Globalidad o Independencia
Lo primero que debemos decidir cuando tenemos diferentes razones sociales, es si queremos:
- Tener un único Fleet Rocket que englobe toda la operación en conjunto.
- Tener varios Fleet Rockets, uno para cada razón social.
Ésta decisión depende del cliente, y debe basarse en su conocimiento de su operación, estructura empresarial y organización de sus equipos internamente. Por ejemplo:
- Hay clientes, cuyos equipos están completamente independizados. Aunque pertenezcan al mismo grupo empresarial, llevan contabilidades separadas, operaciones independientes, y los equipos no comparten embarques. Funcionan como cédulas independientes. En este caso, se recomendaría habilitar Fleet Rockets separados para cada razón social.
- Hay clientes, que pese a disponer de varias razones sociales, éstas responden únicamente a estructuras fiscales. Los equipos operativos funcionan como un único equipo, comparten embarques y consumen la información de forma conjunta y global, con independencia de la estructura fiscal que se aplique finalmente a uno u otro embarque. En este caso, se recomendaría un único Fleet Rocket, global para toda la operación.
Otro factor importante aquí es también tomar esta decisión basándose no sólo en la organización interna (mis equipos operativos en mi compañía), sino en la organización externa con nuestros clientes y transportistas.
- Hay clientes con una estructura muy definida, cuyos clientes y proveedores siempre estarán asignados a una única razón social para temas de facturación, de forma que es posible encuadrarlos en una única razón social. En este caso, se podrian habilitar Fleet Rockets separados para cada razón social.
- Hay clientes que, por el contrario, pueden facturar a un mismo cliente o un mismo proveedor con varias de sus razones sociales según el embarque. En este caso, se recomendaría un único Fleet Rocket, global para toda la operación.
Implantación de Fleet Rockets Independientes
Existe la posibilidad de tomar su grupo de empresas como un único cliente y un volúmen global de embarques, y preparar dos entornos con Fleet Rocket TMS implementados de forma independiente.
Ventajas
- Identidad corporativa 100% independiente.
- Operativa 100% independiente.
- Los usuarios sólo verían en su Fleet Rocket los datos de su razón social, sin necesidad de filtrar y sin distracciones.
Inconvenientes
- Los usuarios no tendrían visión de la operación de la otra razón social, en caso de necesitar datos o referencias de forma puntual.
- Los embarques de una y otra razón social no estarían interconectados, de forma que la torre de control no podría monitorear embarques interrelacionados entre si en el sistema.
- Los usuarios globales, como podría ser la gerencia y puestos corporativos que deben supervisar la operación global, tendrían que alternar entre sus usuarios en cada razón social, para consumir datos de la operación.
- Se pierde la visión global del grupo de empresas en reportes.
Implantación de un único Fleet Rocket que englobe toda la operación en conjunto
Ventajas
- Operación global, con embarques interrelacionados entre sí,con independencia de las entidades de facturación, para un monitoreo más eficiente.
- Los propietarios y gerentes, podrían albergar la actividad completa en una misma cuenta, para una visión global del negocio.
- Los usuarios, en caso de ser necesario, pueden acceder a los embarques de una u otra razón social, para consultas y operativa.
- Acceso único. Un único usuario, con el que acceder al sistema a operar.
Inconvenientes
- Identidad corporativa conjunta/global en algunas áreas de Fleet Rocket (logo principal en la esquina superior derecha).
- Los usuarios dispondrían en el sistema de toda la operación, incluso aquella que no está en su departamento o razón social. No obstante, con un uso adecuado del tablero de cargas y sus filtros, este ruido o exceso de embarques desaparecería por completo.
Cuando un cliente Fleet Rocket decide implantar un único Fleet Rocket global cuando tiene varias razones sociales en su estructura corporativa, ésto afecta en los siguientes apartados y funciones de Fleet Rockets TMS:
Uso independiente de RFC
Sí, Fleet Rocket TMS permite el uso independiente de razones sociales, permite la operación Multi-RFC de forma independiente entre clientes y proveedores. Por ejemplo:
- A nivel cliente, podemos seleccionar una de nuestras razones sociales para el embarque. Por ejemplo, la estadounidense.
- Pero luego, de cara a nuestro transportista, podemos seleccionar en el sistema el uso de nuestro RFC mexicano.
Varias Razones Sociales e Identidad Corporativa
Logo Principal
Fleet Rocket TMS dispone de un logo principal, en la esquina superior derecha de la plataforma, que se adapta a la identidad corporativa de nuestros clientes.
En la versión Core de Fleet Rocket, este logo es único, una única imagen, que acompaña a los usuarios en toda su navegación por la plataforma.
Si dispone de varias identidades corporativas o logos, sugerimos las siguientes opciones:
- Usar este espacio para un logo o imagen que represente la identidad corporativa global, al grupo de empresas por completo.
- Usar este espacio con una imagen que combine varios de sus logos a la vez.
Logos y Datos en Documentación
Fleet Rocket TMS automatiza la creación y actualización de documentación relacionada con sus embarques y su operación.
Cuando el sistema autogenere documentación:
- Volcará los datos fiscales de la razón social seleccionada (texto).
- Volcará el logo único / unificado seleccionado para el sistema (imagen).
- No obstante, si desea que a nivel documentación, cada razón social muestre un logo único independiente, esta función sí está disponible, y debe ser solicitada en su puesta en marcha.
Varias Razones Sociales & Reportes
Cuando se dispone de varias razones sociales en Fleet Rocket, ésta función aparece como un filtro en sus reportes, de forma que pueda generar reportes para todas en conjunto, algunas de ellas combinadas o sólo una de ellas.