Perfiles, Cuentas, Usuarios y Roles
Ingresos, Costos y Accesoriales
Portal de Facturación y Evidencias para Transportistas
Proceso de Facturación Automático
Posibilidad de Integración con Sistemas Terceros
Reporte de Productividad de Operaciones y Ventas de Transportistas
Reportes Ventas Transportistas
Introducción
Fleet Rocket TMS no es tan sólo un sistema de gestión de transporte en la que operar y monitorear de forma aislada, sino que también apoya a sus departamentos y equipos de admnistración y finanzas, tanto en su día a día como en los cierres de período.
Les presentamos a continuación este pequeño resumen de aquellos procesos y funcionalidades útiles para eficientar y automatizar estas áreas desde Fleet Rocket TMS.
Perfiles, Cuentas, Usuarios y Roles
Uso de Perfiles
Fleet Rocket no es un TMS estanco en el que operar internamente en su compañía, sino que está preparado para que diferentes perfiles accedan e interactúen en él para su compañía, ahorrando trabajo manual y aportando eficiencia y automatización también para los equipos de finanzas.
Con el perfil de Back Office (BO), provea un acceso completo para los trabajadores de su compañía. Sus equipos de finanzas podrán disponer de su propio usuario en el TMS, de forma que puedan alimentar y consumir la información directamente en el propio TMS de forma autónoma.
Por ejemplo:
Una empleada de finanzas accede directamente a un embarque a consultar sus accesoriales, quién los agregó, porqué, su cantidad, y leer el archivo de comentarios, y comparar todos estos datos de forma autónoma con la factura del proveedor, sin interrumpir a sus compañeros de trabajo.
Cualquier trabajador, puede subir de forma ordenada en su embarque correspondiente, documentos financieros como facturas en PDF o XML. Ya es indiferente si se recibe por ejemplo en el grupo de Whatsapp en mitad de la operación o en puro finanzas: cualquiera en la compañía tiene la opción de ayudar y alimentar el sistema, teniendo todos los documentos financieros correctamente ordenados.
Los empleados de finanzas tendrán visión de qué embarques disponen de POD o no, directamente en el sistema con su usuario e incluso comunicarse desde el TMS mediante mensajes o notificaciones para su recopilación.
Con el perfil de Transportista, sus proveedores pueden conectarse directamente al TMS, adjuntando de forma autónoma toda su documentación financiera, directamente en cada embarque correspondiente. De esta forma, se ahorra retrabajo manual posterior por parte de los equipos de finanzas.
Del mismo modo, con el perfil de Operador, los operadores pueden conectarse directamente al TMS, en vivo cómodamente desde su celular, adjuntando en tiempo real los PODs recién recibidos, directamente en cada embarque correspondiente. De esta forma, se ahorra retrabajo manual posterior por parte de los equipos de finanzas.
Incluso dispone de un perfil de Agente, por si tienen personal externo que trabaje bajo comisión en las diferentes partes de la operación. sus agentes podrán ver cómodamente cómo evolucionan sus cuentas, embarques y comisiones de venta/compra de forma autónoma, sin tener que contactar a los equipos de finanzas constantemente.
Uso de Cuentas
Almacene todas sus cuentas de clientes y transportistas en su TMS, con:
Directorio de contactos.
Directorio de usuarios con acceso al TMS.
Listado de instalaciones y puntos de interés ya preconfigurados para una operación rápida y eficiente de sus embarques.
Listado de flota de unidades preconfigurados para una operación rápida y eficiente de sus embarques.
Almacén de documentación de cada cuenta y flota.
Históricos y reportes.
Los equipos de finanzas podrán consultar todos los contactos de sus cuentas de transportistas y embarcadores directamente en el sistema. Los listados de contactos, disponen de tipo de contactos financieros, cuentas por cobrar/pagar, contactos de escalación, etc.
Además, las cuentas de clientes y transportistas, disponen de un apartado de documentación, donde los equipos pueden cargar de forma organizada diferentes documentos relacionados con la actividad contable y financiera, como por ejemplo contratos de rutas y accesoriales.
Uso de Usuarios y Roles
El sistema cuenta con infinidad de roles, de forma que controla al detalle quién puede hacer qué en el sistema.
Podrán centralizar documentos o funciones en su TMS, limitando su visualización y ejecución tan sólo a sus equipos de finanzas si fuera necesario.
Ingresos, Costos y Accesoriales
A nivel cuenta de Cliente, se puede configurar el margen deseado para cada cuenta en específico.
A nivel embarque, se pueden registrar tanto el ingreso por el flete, el coste por el servicio de transporte, y además accesoriales de ambos lados.
En todo momento, se tiene visión del pre cálculo del margen del embarque vs su margen esperado, de forma que los equipos operativos tengan visión de sus métricas financieras mientras operan en tiempo real.
Documentación
Autogeneración de CRC y SRC
Fleet Rocket TMS automatiza la creación y re emisión de documentos con clientes (Shipper Rate Confirmation ) y transportistas (Carrier Rate Confirmation) cuando las condiciones del mismo cambian, de forma automatizada y en tiempo real, evitando muchísimo trabajo manual y errores humanos a los equipos operativos y administrativos.
Por ejemplo: si se añade un coste accesorial en un embarque, Fleet Rocket TMS regenerará el CRC actualizando el coste del embarque con dicho accesorial, lo almacenará cronológicamente en el apartado de documentación disponible para los diferentes equipos afectados y lo enviará de forma automática al transportista. Todo ello sin intervención humana y en tiempo real.
Además, los documentos CRC están brandeados con el logo e información corporativa de nuestros clientes y son personalizables. Muchos clientes utilizan los CRC de Fleet Rocket TMS como hoja de servicio y además se firma en destino, sirviendo como POD del embarque y permitiendo a nuestros clientes automatizar la carga burocrática de esta papelería para los equipos operativos y administrativos.
Recopilación de PODS
Fleet Rocket TMS permite diferenciar con status las cargas descargadas, con o sin prueba de entrega (POD). Y para aquellas cargas descargadas sin POD, el sistema ofrece numerosas notificaciones hacia los transportistas vía email, Whatsapp y app Celular, de forma que se logra automatizar la recopilación de PODs sin intervención humana.
Portal de Facturación y Evidencias para Transportistas
Como ya hemos mencionado, Fleet Rocket TMS dispone de un Perfil para Transportistas, a través del cual, sus proveedores podrán acceder a su propio portal y operar sus cargas directamente para usted.
Una de las opciones del portal, es el apartado de Facturas Pendientes, donde los transportistas accederán a un listado con todas sus cargas no completadas, y podrán comprobar cómodamente, qué embarques tienen su factura PDF, su factura XML y su POD pendiente, y subirlo cómodamente de forma ordenada.
Los operadores, también pueden subir PODs cómodamente en la aplicación celular.
Dicha documentación, se adjuntará cómodamente para usted en sus embarques correspondientes dentro del TMS.
Comparta dicho portal a sus transportistas, y externalice 100% la recopilación de facturas y evidencias de sus proveedores de transporte.
Proceso de Facturación Automático
Gracias a este lanzamiento, automatice el proceso de cumplimiento dentro de sus departamentos de finanzas y contabilidad.
Fleet Rocket TMS puede leer y contrastar entre sí la información contenida en los embarques de su TMS vs. las facturas en formato PDF y XML (timbrado mexicano ante el SAT).
En el caso de que todo esté correcto, complete sus embarques de forma automática, y en caso de detección de errores o inconsistencias, avise a sus equipos para una revisión detallada, pero ya enfocados en casos específicos, reduciendo al máximo el trabajo manual repetitivo y ahorrando recursos en sus departamentos administrativos y financieros.
Posibilidad de Integración con Sistemas Terceros
Fleet Rocket TMS es un producto desarrollado 100% In House, y FR8Technologies dispone de un equipo de IT robusto con amplia experiencia en desarrollos a medida e integraciones con soluciones externas.
Bajo petición, Fleet Rocket TMS podría conectarse a soluciones internas o externas de contabilidad y facturación, automatizando tareas y procesos, ahorrando trabajo manual y errores humanos en estas áreas tan importantes posteriores a la operación logística de sus embarques.
Uso de LoadBoard
El Tablero Avanzado de Cargas (LoadBoard) no es sólo una herramienta para los equipos operativos, sino que tiene funcionalidad también para los equipos financieros y contables.
Por ejemplo:
Se pueden crear filtros para embarques que todavía no tienen POD. De esta forma, si la tarea de recolección de pruebas de entrega está asignada a sus equipos financieros, éstos pueden trabajar en LoadBoard con un cómodo listado de embarques sin POD, o por ejemplo, si se van a reunir con el equipo financiero de un cliente o proveedor, pueden crear un filtro en el acto filtrando todas los embarques de la cuenta sin POD.
Si se encuentran inconsistencias en una factura, por ejemplo con el importe de unos gastos accesoriales, se puede buscar la carga en segundos en el LoadBoard, y la persona de finanzas puede analizar de forma autónoma la bitácora del embarque, el detalle de ingresos, gastos y accesoriales, quién los añadió y/o aprobó, los comentarios de la carga, etc.
Reportes vs LoadBoard
Fleet Rocket TMS dispone de varios reportes preconfigurados, que detallaremos a continuación.
No obstante, antes de entrar al detalle en los reportes ya disponibles, cabe destacar que nuestro Tablero Avanzado de Cargas, sirve no sólo para operar, sino también para generar reportes ultra detallados de forma instantánea.
Al crear filtros inteligentes o pestañas en su LoadBoard, se tiene la posibilidad de seleccionar entre cientos de datos clave relativos a los embarques, lo que permite prácticamente llegar a cualquier petición de información de su interés, por muy amplia o detallada que sea.
Una vez filtrada la información en su filtro inteligente, se dispone de la posibilidad de descargarlo o enviarlo en forma de reporte, lo que significa la posibilidad de generar cualquier reporte a medida en el acto por parte de sus equipos.
Reportes en Fleet Rocket TMS
Fleet Rocket TMS dispone de numerosos reportes ya preconfigurados con los que poder visualizar KPIs en tiempo real y generar informes personalizados para una de toma de decisiones inteligente.
Aunque varían en detalles específicos de su área o temática, los reportes suelen coincidir en las siguientes funciones generales:
Los reportes se pueden descargar o enviar por correo electrónico.
Los reportes se pueden filtrar por rangos de fechas.
Si aplica, los reportes se pueden filtrar por cuentas de cliente o transportista.
Si aplica, los reportes se pueden filtrar por personas del equipo responsables o asignadas a cuentas de clientes o transportistas.
En el apartado de Reportes de Fleet Rocket TMS, encontrará las siguientes categorías:
Resumen Terrestre.
Resumen Marítimo.
Cuentas.
Operaciones.
Ventas Transportistas (Procuración).
Finanzas.
Flota Privada.
Integraciones GPS.
Reportes Resumen Terrestre
La sección de reportes de Terrestre cuenta con los siguientes reportes disponibles:
Resumen de Cargas
Resumen de Cargas en Divisa Original
Resumen de Segmentos
Resumen de Cargas y Segmentos
Cargas por Fechas de Descarga y Completados
Reportes Resumen Marítimo
La sección de reportes de Marítimo cuenta con los siguientes reportes disponibles:
- Resumen de Cargas Marítimas
- Resumen de Cargas Marítimas en Divisa Original
- Resumen de Segmentos Marítimos
Reportes Cuentas
La sección de reportes de Cuentas tiene disponibles los siguientes reportes disponibles:
- Maestro de Clientes
- Maestro de Transportistas
- Maestro de Transportistas V2
Reportes Operaciones
La sección de reportes de Operaciones cuenta con los siguientes reportes disponibles:
- Segmentos Creados / Publicados
- Segmentos Reemplazados
- Ops KPI
Reporte de Productividad de Operaciones y Ventas de Transportistas
- Comentarios de Cargas
- Comentarios de Segmentos
Reportes Ventas Transportistas
La sección de reportes de Ventas Transportistas cuenta con los siguientes reportes disponibles:
- Actividad de Oferta - Mercado
- Actividad de Oferta - Administrador de Ofertas
- Resumen de Asignaciones de Representantes de Venta de Transportistas
Reportes Finanzas
La sección de reportes de Finanzas cuenta con los siguientes reportes disponibles:
- Cargas a la Espera de POD
- Segmentos a la Espera de POD
- Seguros: Segmentos Nacionales de EEUU
- Cargos Accesoriales del Embarcador
- Cargos Accesoriales del Transportista
- Panorama Financiero de Cargas (Fecha de Descarga)
- Panorama Financiero (Fecha de Descarga)
- Comisiones de Ventas
Reportes Flota Privada
La sección de reportes de Flota Privada cuenta con los siguientes reportes disponibles:
- Reporte de Control de Citas.
- Reporte de sábanas.
- Resumen de Cargas.
- Resumen de cargas MEX
- Unidades en Flota Privada.
- Control de Asistencias Cliente
- Control de Asistencias Transportista
Reportes Integraciones GPS
En este apartado encontramos todos los reportes de las integraciones GPS disponibles en la plataforma. Estos reportes sirven para consultar los identificadores correctos de la flota de vehículos para que las integraciones funcionen correctamente.