Aprobación de una cuenta de Embarcador
Edición de datos de una cuenta de embarcador
Crear un nuevo usuario para el Embarcador
Eliminar un usuario del Embarcador
Actualizar el correo de un usuario del Embarcador
Introducción a las Instalaciones de Embarcador
Añadir contactos a las Instalaciones del Embarcador
Crear una carga utilizando Instalaciones
Vista Principal
Gestión de cuenta
Desde esta sección se gestionan las cuentas de los Embarcadores/Clientes de Back Office. Estos son los encargados de proporcionar la mercancía para su respectivo transporte y traslado.
Creación Nueva Cuenta
Desde el menú de Cuentas → Embarcador → Crear Nuevo
Para crear una nueva cuenta de embarcador, es necesario introducir información relevante para los distintos procesos que se llevan a cabo.
Se rellenan todos los campos obligatorios.
Será necesario rellenar 2 formularios obligatorios el Dueño de la cuenta y Nombre de la cuenta.
Dueño de la Cuenta
El Dueño de la cuenta será el correo principal con el que se iniciará sesión en la cuenta de Embarcador. Al ser la primera y única cuenta, por defecto es el administrador.
Direcciones de la Cuenta
Nota: Las direcciones de la cuenta no son obligatorias para la creación de la cuenta de Embarcador.
Las Direcciones de la cuenta son las direcciones de facturación, correo y de negocio del Transportista a añadir. Si la dirección es la misma en alguno de los casos, es preferible introducir primero la dirección de negocio para que así se habilite la opción de duplicar cada una de las otras direcciones.
La información requerida a lo largo del cuestionario varia dependiendo del país de origen.
Aprobación de una cuenta de Embarcador
Una vez creada una cuenta del Embarcador, es necesario que se le de aprobación para que este Transportista pueda funcionar dentro del sistema. Para aprobarlo es necesario ir a la pestaña de Cuentas → Embarcadores
De la lista de embarcadores actuales, seleccionamos el embarcador que queramos activar, se encontrará en el estado Pendiente de aprobación y hacemos clic en la página de Detalles.
Si se desea, se puede adjuntar documentación complementaria del contrato acordado con el embarcador en cuestión, llamado Paquete de embarcador, aunque no es obligatorio.
Para eso nos vamos a la pestaña de Documentos → Añadir Documentos
Desde los Detalles del transportista se puede Activar la cuenta, Rechazar o marcarla como Incompleta.
Edición de datos de una cuenta de embarcador
Para editar los datos de una cuenta de embarcador, es necesario acceder al listado de embarcadores haciendo click primero en Cuentas > Embarcadores en el margen izquierdo y después acceder a la cuenta del embarcador en cuestión sobre la que se quieren editar los datos; click en el símbolo con forma de ojo en el lado derecho.
Tras esto, seleccionamos la pestaña sobre la que queremos editar la información (por ejemplo, contabilidad del cliente), y para editar los datos hay que hacer click en el símbolo del lapicero del campo que queremos editar.
Una vez se hayan editado y actualizado los datos, para guardarlos en el sistema hacer click en Actualizar.
Usuarios del Embarcador
Visualizar usuarios
Para saber si un Embarcador tiene usuarios activos en la plataforma, acceder a su ficha de Embarcador en BO, en la pestaña Contactos Cliente, la sección Usuarios Embarcadores.
Crear un nuevo usuario para el Embarcador
Para crear un nuevo usuario a un Embarcador, acceder a la pestaña Contactos Cliente, en la sección Usuarios del Embarcador clicar en el icono añadir, en la esquina superior derecha.
Si no te aparece ese icono, es que tu usuario en BO no tiene permisos para actualizar la información de la pestaña Contactos Cliente. Contacta al equipo en tu compañía que se encargue de configurar los roles de usuarios.
Eliminar un usuario del Embarcador
Para eliminar un usuario de la lista de contactos del Embarcador, acceder a la pestaña Contactos Cliente, en la sección Contactos de Embarcador clicar en el icono eliminar, en la esquina inferior derecha. Es necesario confirmar.
Actualizar el correo de un usuario del Embarcador
Para poder editar los usuarios del embarcador, es necesario tener el rol de Finanza - Cuentas por cobrar o Administrador.
Instalaciones
Introducción a las Instalaciones de Embarcador
Las instalaciones/localizaciones/sedes/cedis de clientes no suelen variar mucho a lo largo del tiempo, una vez que el cliente tiene establecida una ubicación, sus datos de ubicación, identificadores fiscales, horarios, forma de funcionar, etc...suelen ser estables.
Es por esto que se agrega esta funcionalidad a los embarcadores, de forma que se tenga registrado y con fácil acceso toda la información de las diferentes instalaciones que utilizan, agilizando el proceso de creación de cargas.
Se trata de ubicaciones clave en el mapa para un cliente determinado.
Para acceder a Instalaciones, nos iremos a la ficha de un embarcador, y veremos la pestaña de Instalaciones.
Una vez dentro de la pestaña de instalaciones, veremos un listado resumen con las instalaciones registradas para ese cliente con algunos campos principales como país, estado y dirección.
Tenemos 3 botones de acción en el listado de Instalaciones: eliminar, editar o mostrar detalles.
Las instalaciones se utilizan también para los reportes de flota privada y para el Volcado de cargas.
Crear una Instalación
Para crear una instalación para un embarcador, pulsaremos el botón añadir que está en la esquina superior derecha del listado de instalaciones.
Hay que completar la información obligatoria del cuestionario.
- Nombre: le asignaremos un nombre fácilmente reconocible a la instalación.
- Tipo de Instalación: donde nos permiten escoger entre origen, destino, o todos si puede servir de ambos.
Esto es importante ya que a la hora de crear las cargas, las localizaciones de recogida que se mostrarán en el menú desplegable corresponderán con las instalaciones registradas del tipo Origen o todos y las localizaciones de entrega que se mostrarán en el menú desplegable corresponderán con las instalaciones registradas del tipo Destino o todos.
- Destinatario/Expedidor
- Tipo de dirección/Rellenar los campos manualmente
Lo siguiente que se nos ofrece es escoger entre si vamos a utilizar una dirección / pin de Google maps, o vamos a introducir una dirección manual porque no aparezca en Google Maps. En el caso de que sea manual, hay que marcar el punto exacto en el mapa introduciendo latitud longitud, ambas siendo sacadas de Google Maps de forma manual al pinchar en un punto exacto de Google Maps. No se valida la información metida en formato texto en el campo dirección (sólo valida país correcto). BO recopila las coordenadas, en la vista de cliente se muestra el campo dirección.
- Referencia: Campo abierto para identificar la instalación
- Requisito de Ingreso: Campo abierto para definar los requisitos de entrada a la instalación.
- Horarios: Campo abierto para definir los horarios conocidos de la instalación.
- Notas: Campo abierto para otros datos importantes a señalar.
- ID Instalación de embarcador: Campo numérico abierto para añadir el identificador de la instalación.
Añadir contactos a las Instalaciones del Embarcador
Una vez que la instalación ya está creada, al ver sus detalles, nos aparece la opción de añadir contactos.
Al clicar en Contactos, se abre una ventana emergente donde vemos:
- Listado de contactos ya existentes si los hubiera.
- La opción de agregar nuevos contactos para la instalación pulsando en Nuevo.
Crear una carga utilizando Instalaciones
Cuando un Embarcador tenga creadas algunas Instalaciones en su ficha, un desplegable de instalaciones aparecerá disponible para seleccionar.
Las instalaciones guardadas del tipo Origen serán propuestas para las direcciones de recogida.
Las instalaciones guardadas del tipo Destino serán propuestas para las direcciones de entrega.
Las instalaciones guardadas del tipo Todos serán propuestas en ambos casos.
Cuando se seleccione una instalación del desplegable, se completarán los campos automáticamente (dirección, instrucciones, horarios...).
Solo tendrán que rellenarse los campos de fechas.